Lembra quando o email era uma novidade?

Se você é da Geração Zer, talvez não. Mas se você é milenar ou mais, provavelmente se lembra de um momento em que o recebimento de e-mails foi divertido.

Nosso relacionamento com o email mudou dramaticamente nas últimas décadas. Como Adrienne La France observou no Atlântico:

“Nos anos 90, a AOL anunciava alegremente: ‘Você tem e-mails!’ Hoje, o Gmail comemora o contrário: ‘Não há novos e-mails!'”

A caixa de correio virtual tornou-se um fardo e, para muitos, uma fonte de ansiedade diária. Como salmão nadando rio acima, combatemos o fluxo constante em nossa caixa de entrada e, mesmo se fizermos uma pausa, a corrente nunca para.

Apesar do surgimento do Slack, Hipchat e outros aplicativos de mensagens, o email continua sendo a forma de comunicação mais difundida no mundo dos negócios.

De fato, o trabalhador corporativo médio envia e recebe 105 e-mails por dia. Eu próprio escrevo pelo menos 100 e envio cerca de 50 e-mails todos os dias úteis no JotForm.

De acordo com o McKinsey Global Institute, a verificação e o envio de email ocupam cerca de 28% da semana de trabalho de uma pessoa comum. Isso se traduz em 11 horas em uma semana de 40 horas – uma pressão potencialmente séria em nossa produtividade.

O e-mail não vai a lugar algum. Então, em vez de combater a corrente, podemos descobrir como dominá-la. E quem é melhor para aprender do que profissionais de marketing por e-mail: profissionais dedicados à escrita sucinta e bem-sucedida de e-mails.

Vou dividir cada email em três partes cruciais e explicar como lidar com cada um. Ao usar as técnicas abaixo, espero que você possa aumentar sua produtividade pessoal e da equipe – sem perder o e-mail por completo.

Mas primeiro, vamos recuar e considerar a possibilidade de enviar um e-mail.

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Para enviar ou não enviar

Essa é a questão. Ou pelo menos deveria ser antes mesmo de clicar em “compor”.

Como se vê, um número significativo de e-mails que enviamos não é necessário.

O economista comportamental da Duke University, Dan Ariely, descobriu que “cerca de um terço das mensagens não elimina a barra de necessidade de serem vistas, e apenas cerca de um décimo dos e-mails foram considerados importantes o suficiente para serem lidos dentro de cinco minutos após o recebimento” – uma figura que deve nos fazer reconsiderar as notificações por email.

Enviar um email supérfluo pode causar mais danos do que benefícios e até prejudicar sua credibilidade aos olhos dos destinatários.

Como já compartilhei antes, sou um grande defensor da Caixa de entrada zero. Para esse fim, arquivo qualquer mensagem que seja irrelevante ou que não exija resposta. Ao mesmo tempo, tento ter consciência de todos os emails que envio, por isso também não estou preenchendo as caixas de entrada dos meus colegas.

Deve haver um contrato social tácito: eu concordo em respeitar sua caixa de entrada se você concordar em respeitar a minha.

Antes de redigir um novo email, considere se outra forma de comunicação serviria melhor a seu propósito.

Se você antecipar perguntas, por exemplo, uma ligação telefônica pode ser a melhor opção. A mesma lógica se aplica a assuntos pessoais. As chamadas telefônicas tendem a aumentar nossa empatia e compreensão, em comparação a nos escondermos atrás das telas dos computadores

Um estudo da Universidade de Michigan examinou a empatia entre 72 grupos de estudantes americanos comparando estudantes dos anos 70 e 80 com alunos dos anos 90 e 2000. Os pesquisadores descobriram uma diminuição significativa da empatia ao longo do tempo, que se correlacionou com o aumento do uso da tecnologia.

“Especulamos que um provável colaborador para o declínio da empatia é o crescente destaque da tecnologia pessoal e do uso da mídia na vida cotidiana”, concluíram os pesquisadores. “Com tanto tempo gasto interagindo com outras pessoas on-line e não na realidade, a dinâmica interpessoal, como a empatia, pode certamente ser alterada.”

Em resumo: a comunicação digital nos torna menos empáticos.

Portanto, se surgir um problema médico ou familiar, talvez seja melhor deixar a conversa offline.

E lembre-se de cometer essas falsas mensagens de e-mail muito comuns: o e-mail noturno para mostrar que você está queimando o óleo da meia-noite, e-mails gratuitos de autopromoção ou ligar e desligar desnecessariamente um gerente.

Embora o “cc:” seja uma maneira apropriada de manter os gerentes informados sobre o status de um projeto, fazê-lo excessivamente pode causar desconfiança entre os colegas.

Pelo menos foi o que o professor da Universidade de Cambridge, David De Cremer, encontrou em sua pesquisa sobre o tráfego de e-mail do escritório.

Ao contrário do que podemos acreditar, copiar continuamente o gerente não cria transparência. Em vez disso, o professor De Cremer diz que constrói uma “cultura de medo e baixa segurança psicológica”.

“Quanto mais vezes você inclui um supervisor em e-mails para colegas de trabalho”, ele explica, “menos confiáveis ​​esses colegas sentem”.

É aí que nossas tentativas de transparência podem acabar saindo pela culatra.

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Se você decidir que um email é necessário, aqui estão três pontos cruciais a considerar.

Três partes de um email bem-sucedido

  1. O CTA

No jargão do marketing, o CTA, ou call to action, é a parte final de um email. É aí que você informa ao destinatário do e-mail o que fazer a seguir: inscreva-se aqui, compre agora, saiba mais.

Você pode se perguntar por que estou começando no final, mas é porque o CTA é a parte mais importante de qualquer email.

Os profissionais de marketing por e-mail se preocupam com linhas de assunto atraentes e ótimo conteúdo. Mas a métrica mais importante é a taxa de cliques: quantas pessoas agem depois de receber o email. E isso depende da força do nosso CTA.

É por isso que devemos começar com o CTA ou qualquer item de ação e trabalhar para trás a partir daí.

Tendo isso em mente, considere o objetivo final do seu email. Quer você esteja buscando uma resposta ou solicitando mais ações, verifique se o resultado desejado é alto e claro. E sempre que possível, dê sugestões em vez de perguntas abertas.

Por exemplo, em vez de:

@ Jan: deixe-me saber quando você pode conhecer

Experimentar:

@ Jan: confirme se quinta-feira às 11 horas funciona para você

Ou, um passo adiante:

@ Jan: reservarei um quarto para a quinta-feira às 11 horas, a menos que você responda de outra forma

Em termos de formatação, torne seus CTAs altamente visíveis. Use um parágrafo separado e fontes claras e em negrito.

Quando houver vários itens de ação, separe-os com marcadores e tente limitar seus itens de ação a dois por email. Envie novos e-mails para itens de ação adicionais.

E se você estiver abordando vários destinatários, use “@” para direcionar itens de ação para pessoas diferentes.

Quando estiver satisfeito com o CTA, é hora de compor um corpo forte de e-mail.

  1. O corpo

Especialistas em carreira dizem que o envio de mensagens longas é o principal erro que as pessoas cometem ao escrever e-mails profissionais, pois diminui a chance de que seu e-mail seja lido do início ao fim.

E-mails eficazes são breves e-mails. Além disso, 47% de todos os emails agora estão abertos em um dispositivo móvel, o que aumenta a necessidade de brevidade.

Como regra geral (e uma cortesia para os olhos cansados ​​do destinatário), limite os e-mails a 150 palavras ou menos.

Se você não conseguir trabalhar com essa contagem de palavras, considere se outra forma de comunicação seria mais apropriada ou, alternativamente, rascunhe vários emails.

Os profissionais de marketing por email também recomendam que tentemos criar conexões pessoais com nossos leitores. Afinal, nem todo e-mail de trabalho será fascinante. Mas você ainda pode inserir um pequeno “buço” – como um boato pessoal – para criar rapport e lembrar seu leitor de que existe um humano na outra extremidade da tela do computador. Não somos robôs que disparam mensagens para frente e para trás.

Digamos que você esteja pedindo a um colega para gerar um relatório mensal. Sem ser falso, você pode suavizar a solicitação com um toque pessoal:

Querido Michael,

Realmente gostei do nosso almoço na sexta-feira. Mais uma vez obrigado por nos mostrar seu local preferido de ramen

Estou escrevendo sobre o relatório de vendas mensal. Por favor prepare …

Você entendeu a ideia.

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A inserção de um pouco de experiência humana pode tornar um e-mail seco mais digerível.

  1. Linha de assunto

Por último, mas certamente não menos importante, crie uma linha de assunto eficaz.

No mundo do marketing por email, estudos mostram que 50% dos assinantes abrem um email apenas com base na linha de assunto. Essa linha e seu nome são os primeiros detalhes que um destinatário vê ao digitalizar sua caixa de entrada.

Portanto, não trate a linha de assunto como uma reflexão tardia. Gaste alguns minutos extras escrevendo um assunto informativo e, se possível, criativo para o email.

Recentemente, li alguns ótimos conselhos por escrito por e-mail do veterano militar e ex-vice-presidente do JP Morgan Chase (para não mencionar o autor do best-seller) Kabir Sehgal.

Ele não apenas explica como escrever com precisão militar, mas também coloca em perspectiva o poder da comunicação; se você acha que seu e-mail é urgente, imagine se há uma missão de guerra na linha.

Sehgal recomenda o uso de palavras-chave da linha de assunto que caracterizem a natureza da mensagem em ALL CAPS, para que um destinatário reconheça imediatamente a finalidade do seu email.

Palavras-chave militares comuns que podem funcionar igualmente bem no mundo dos negócios incluem:

AÇÃO – Obrigatória para o destinatário tomar alguma ação

ASSINAR – Requer a assinatura do destinatário

INFORMAÇÕES – Apenas para fins informativos. Nenhuma resposta ou ação necessária

DECISÃO – Requer uma decisão do destinatário

PEDIDO – Solicita permissão ou aprovação do destinatário

COORD – É necessária coordenação por ou com o destinatário

Não tenha medo de se tornar criativo. Misture perguntas, expressões idiomáticas e outras técnicas envolventes de redação.

Por exemplo, em vez de

Assunto: reunião do comitê de associados

Experimentar:

Assunto: PEDIDO: Você liderará a reunião do comitê de associados nesta sexta-feira?

À primeira vista, a segunda linha de assunto informa instantaneamente o leitor o que você deseja. Isso significa que você provavelmente receberá uma resposta mais rápida, especialmente quando apenas uma resposta curta for necessária.

Aprenda a amar o e-mail novamente

Adoro e-mail e não consigo imaginar trabalhar sem ele.

No JotForm, o email permite que nossa equipe de 130 pessoas se comunique sem problemas entre escritórios (enquanto navega na diferença de 11 horas).

Embora o email tenha suas desvantagens, como a pequena onda de ansiedade que sentimos a cada notificação, também pode nos tornar infinitamente mais produtivos – especialmente se formos deliberados sobre cada mensagem que compomos.

Ao pensar como um profissional de marketing por e-mail, podemos economizar tempo para nós e nossos destinatários e realizar o objetivo principal de cada mensagem.